Chỉ cần có giấy xác nhận của chùa Kỳ Quang 2, Chùa Vĩnh Nghiêm sẽ sẵn sàng tiếp nhận.

Gia đình khi có yêu cầu sẽ đến văn phòng đăng ký, chọn chỗ. Sau đó, sẽ trình giấy báo tử của người mất và chứng minh nhân dân của thân nhân. Tiếp đó nhà chùa sẽ cấp giấy biên nhận, trong đó có tên người mất và tên thân nhân.

Để đảm bảo về vấn đề bảo quản tro cốt, quy trình quản lý được thực hiện bằng sổ sách, biên lai và cập nhập vào phần mềm máy tính. Bảo tháp xá lợi cộng đồng tại chùa có 4 tầng, được đánh ký hiệu theo số A, B, C, D với gần hai mươi nghìn hũ tro cốt. Mỗi hũ tro cốt đều có một mã số riêng để thuận tiện cho việc quản lý, khi người thân đến thăm viếng chỉ cần nói tên, mã số thì Ban điều hành sẽ gõ trên phần mềm, tra ra vị trí đặt tro cốt người thân của họ.

Theo đó, chùa Vĩnh Nghiêm đã chuẩn bị sẵn sàng tháp cốt cao cấp được nhập từ nước ngoài về với giá 20 tỷ đồng để nhận các hũ tro cốt ở chùa Kỳ Quang 2 chuyển đến. Thượng tọa Thích Thanh Phong mong được nhận giữ miễn phí các tro cốt đang gửi ở chùa Kỳ Quang 2 nếu thân nhân không muốn tiếp tục gửi tại chùa này.

Chùa Vĩnh Nghiêm hiện có khoảng 40.000 chỗ lưu giữ tro cốt, được phân chia từng khu vực, mỗi ô được đánh số hiệu riêng, quản lý bằng hệ thống máy tính với đầy đủ thông tin thân nhân và thông tin hình ảnh của hũ tro cốt; các khu vực lưu giữ tro cốt có camera giám sát 24/24 giờ. Các hũ cốt ở chùa Kỳ Quang 2 khi chuyển đến chùa Vĩnh Nghiêm chỉ cần có giấy xác nhận của chùa Kỳ Quang 2, nhà chùa sẽ sẵn sàng tiếp nhận.