- Cùng là một công việc nhưng có những người luôn bận tối mắt mà việc vẫn ngập đầu, trong khi có những người làm việc cứ nhẹ tênh. Sự khác biệt là chỗ ai có kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ có cách làm việc thông minh hơn, kiểm soát khối lượng công việc của mình hợp lý hơn, giảm bớt áp lực không cần thiết.

Ảnh minh họa: IE.

Quy tắc Pareto, hay còn gọi là luật 80:20, chỉ ra rằng 80% nỗ lực không trọng tâm chỉ tạo ra 20% kết quả công việc. Điều đó cũng có nghĩa là 80% kết quả còn lại có thể đạt được chỉ với 20% nỗ lực. Tất nhiên không phải ai cũng làm được điều đó nếu không biết cách tối ưu nỗ lực bằng việc dành phần lớn thời gian và năng lượng của mình cho phần quan trọng nhất của công việc.

Thời gian luôn trôi đi, không chờ đợi ai, vì thế hãy biết tận dụng và quản lý thời gian của mình để có thể hoàn thành công việc với hiệu quả tối đa. Trước tiên bạn cần phải xác định mức độ ưu tiên và đặt ra mục tiêu cho công việc. Cân nhắc xem mức độ quan trọng của từng công việc để có thể ưu tiên thực hiện trước là một bước cực kỳ quan trọng, nhờ đó bạn có thể dành đủ thời gian để hoàn thành những việc cốt lõi nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. Lên thời gian biểu cụ thể, sắp xếp thứ tự và thời gian dành cho từng việc rõ ràng cũng giúp tiết kiệm thời gian đến mức tối đa mà hiệu quả của công việc vẫn được đảm bảo.

Ngoài ra, nhờ một lịch trình công việc rõ ràng, công việc sẽ không bị chồng chéo và bạn sẽ không còn cảm giác rối lên vì công việc quá tải. Khi đã lên lịch trình công việc rõ ràng và khoa học thì việc thực hiện theo đúng thứ tự trong lịch trình là điều tất yếu để quyết định hiệu quả của công việc cũng như sẽ giúp ta thấy được hiệu quả của việc quản lý thời gian. Một điều quan trọng nữa là phải biết tránh xa những việc không đâu khiến bạn bị phân tán, vừa mất thời gian vô ích lại làm giảm hiệu quả làm việc. Hãy chỉ dành một phần nhỏ thời gian rảnh rỗi trong ngày để làm những việc như tán gẫu với bạn bè, nghe những cuộc điện thoại hay trả lời những email không quan trọng.

ThS Nguyễn Ngọc Bích