Đa số các khách sạn đều quy định giờ check in (nhận phòng) là 14h hoặc muộn hơn. Giờ check out (trả phòng) luôn được quy định trước 12h. Tiền phòng sẽ được tính tối đa từ 14h hôm trước đến 12h hôm sau. Quy định bất thành văn này được áp dụng trong ngành khách sạn ở khắp nơi trên thế giới, từ khách sạn sang trọng tới nhà nghỉ bình dân.

Điều này hẳn là có lý do của nó

Chuyên trang du lịch nổi tiếng Smarter Travel cho biết mục đích chính của khách thuê phòng là để ngủ. Vì vậy, các khách sạn thường chọn mốc 12h trưa làm thời điểm trả phòng.

Việc cố định khung giờ nhận và trả phòng cũng giúp các khách sạn thu được lợi nhuận tối đa từ người thuê phòng. Theo đó, khi bạn trả phòng đúng quy định, họ sẽ dễ dàng tìm được vị khách tiếp theo để nhận phòng. 

Thực chất, các khách sạn có thể nới lỏng thời gian nhận phòng nhưng việc trả phòng thì phải đảm bảo trước 12h. Đôi khi, một số nơi sẽ thay đổi khung giờ này thành 11h và 13h, nhưng vẫn đảm bảo khoảng cách giữa thời điểm nhận và trả phòng là 2 tiếng.

Để chuẩn bị đón khách lưu trú mới thì khoảng thời gian chênh lệch 2 tiếng đó được các khách sạn sử dụng cho hoạt động dọn phòng, setup phòng mới của bộ phận Housekeeping. Trong buổi sáng, nhân viên buồng phòng sẽ tiến hành làm vệ sinh, thay ga giường, vỏ gối của phòng khách đang ở, phòng trống sạch, phòng trống bẩn.

Nhân viên khách sạn sẽ cử người kiểm tra phòng xem có hư hại, mất mát gì không; hoặc có đồ ăn nào mà khách đã sử dụng cần phải tính tiền hay không. Sau đó, khách sạn sẽ hoàn tất thanh toán rồi trả lại khách giấy tờ tùy thân và tiền đặt cọc (nếu có).

Và vào khung giờ từ 12h – 14h, sau khi khách check-out, nhân viên buồng sẽ được phân chia dọn ưu tiên những phòng khách vừa trả - chuẩn bị có khách đến check-in để kịp phục vụ lượt khách mới.

Vào mùa cao điểm du lịch, khi tỷ lệ kín phòng cao, các khách sạn thường sẽ có nhu cầu tuyển dụng nhân viên buồng phòng thời vụ 3 tháng, 6 tháng để đảm bảo tiến độ dọn phòng đón khách trong "khung giờ cao điểm" từ 12h đến 14h hàng ngày.

Với những khách check in sớm và check out muộn, công việc của nhân viên khách sạn sẽ phiền phức hơn. Do đó, du khách phải chi trả thêm tiền cho khoảng thời gian này. Thông thường, trả phòng muộn dưới 3 tiếng, bạn bị tính thêm 30% giá phòng, muộn từ 3 tiếng trở lên là 50% giá phòng. Còn sau 18h, tiền phòng sẽ bị tính là 100%. Nhiều khách sạn áp dụng quy định trả phòng muộn một tiếng thì không tính phí.